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 浅谈文化馆等级评估工作与艺术档案管理的关系

长宁文化艺术中心  潘铮

    档案是人们用以记录、保存和供查阅的文秘载体,是人类社会各项实践活动的真实记录。不同的范畴和门类有着不同的内容和要求。文化馆的群文艺术档案是文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、社会文化等工作和活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录,是宝贵的文化信息资源。所以,艺术档案工作是文化馆各项工作的重要组成部分。文化馆等级评估工作是为了规范文化馆的工作,提高管理水平与业务工作,增强其对群众的服务能力,进一步促进群众文化事业的发展。
    然而文化馆等级评估工作与该单位每年的艺术档案管理工作是密不可分的。艺术档案是文化馆等级评估所需材料的坚实基础,而文化馆等级评估工作又对艺术档案工作起到了促进推动的作用。
    通过今年年初,国家文化部专家组对我文化艺术中心进行的等级试评估考核,总结出以下几点体会:
一、多年艺术档案管理工作的积累是文化馆等级评估所需材料的坚实基础。
    1、长宁文化中心(长宁区文化馆)艺术档案工作从1986年开始起步,至今已有30年的积累,随着群众文化工作的日益繁荣,历年收集整理的艺术档案材料逐年增多。在市文广局的重视和指导下,根据市文化艺术档案馆的具体要求,我文化中心艺术档案管理工作也愈趋规范标准,为我单位参加2002年及2007年全国文化馆等级评估奠定了坚实的基础。尤其是2007年的评估工作,艺术档案工作的重要性更是显现无疑。今年1月12日,我单位接到市文广局紧急任务,全国文化馆等级评估工作小组将选定长宁文化艺术中心于1月23日作为试评单位接受文化部评估。从1月12日到1月23日只有短短的11天时间,要根据文化馆评估评分标准,完成材料整理,而且必须客观准确反映我单位评估目标的各项数据标准,这是一项艰巨的任务。幸好,我们有多年档案工作的积累,在综合类与活动类方面的材料比较完整齐全,这为等级评估工作打下了坚实的基础。
    长宁文化中心的艺术档案工作有一个比较完整的管理网络。每一个部门的负责人同时又兼任艺术档案收集归档的负责人;每一个部门有一位专门负责收集材料的的负责人;艺术档案室设一位专职的管理员;主任室设有负责此项工作的领导把关,定期收集,定期整理、归档。对材料归档要求内容准确详实;对各种活动中形成的艺术材料原件及手稿,每张图片、照片都完整保存,使其更具有回顾性的使用价值;艺术档案材料的整理、分类、填写要求规范。在整理过程中,按不同的内容和种类进行组卷,对录音、录像、照片等特殊载体也单独编号保管。根据艺术档案材料在今后工作中的不同利用价值进行分期限保管,对以后的艺术创作、研究有重要参考作用的艺术档案材料作永久保存,对本单位组织或参与的重大艺术活动作长期保存。在档案材料填写时,要求字迹清晰、工整,目录排列合理。装订时按档案部门的统一要求,达到规范、标准;同样对于艺术档案的借阅和保管也要求做到规范、标准。除了认真履行艺术档案借阅登记制度,在接收、移交档案时也做到了认真清点、核对。定期检查档案的保管状况,控制温湿度,注意防盗、防火、防蛀、防水和防霉等,对破损的档案及时进行修改、恢复,使档案材料处于安全状态。
    2、2006年市文化艺术档案馆进行的艺术档案检查工作,对艺术档案管理工作提出的一系列工作要求,使我中心艺术档案工作更为规范化、制度化、长效化,提高了我中心的艺术档案整理水平,有助于顺利通过文化馆等级评估。
二、文化馆等级评估工作又对艺术档案管理起到促进推动的作用。
    1、虽然艺术档案长效管理是文化馆等级评估的坚实基础,但从客观上讲,评估资料的整理要求要比艺术档案要高,资料收集范围要广,整理逻辑性更为严密。因此,等级评估工作对艺术档案管理工作起到很好的推动作用,也对艺术档案工作提出了新要求、新方向,更对整个文化馆工作起到导向性促动。
    2007年文化部将对文化馆进行第二轮评估,评估标准与第一轮相比更加全面,更加完善,要求也更高,对我们来说确实增加了从原有的二级馆向一级馆冲刺的难度。再加上市文广局又将我馆纳入文化部和上海地区的评估试点单位,无疑更是给了我们压力。对于此次等级评估工作,区文化局领导高度重视,要求文化馆把评估定级工作列为07年开门红的重要目标和促进场馆、队伍建设的良好契机,集中精力抓管理,全力以赴补缺口,自上而下签订目标责任书,确保工作目标完成。区文化局还加大对我馆的经费投入,追加预算。区局领导的重视和支持,为我们的工作提供了保障,极大地鼓舞了我们的士气,也激发起我们的“争一保二”的创优精神。我们建立了以馆长为责任人的评估工作领导小组,制定了工作计划,明确了时间节点,落实责任,有序扎实推进各项准备工作。
    我们的主要做法是:
    (1)对照评估细则和标准,深入研究,反复探讨,开展自评,找出差距。
    (2)对自评中发现的问题逐项梳理,认真分析,提出努力改进方向,落实专人,逐项整改,限时完成。
    (3)馆内广泛发动,集思广益,群策群力,力克难关,业务骨干勇挑重担,各个部门分工协作、相互补台,形成齐抓共管的合力。完成评估档案资料达32卷,各项准备工作基本就绪,馆内人员工作状态显着提升。不仅提高了本馆基础业务工作的规范化,也为评估定级工作夯实了基础。
    2、文化馆等级评估材料可以很好地填补艺术档案材料中欠缺的部分。尤其是对建立文化示范点、建设馆办文艺团队、业务干部下基层辅导等方面起到了补充作用。
三、艺术档案材料与文化馆等级评估材料的异同。
    1、艺术档案材料与文化馆等级评估材料的相同点:
    (1)材料整理的完整性,包括每个活动必须具备活动方案、体现活动过程的有关材料、活动简报、活动总结;
    (2)馆办文艺团队的资料需要建团纲要、年度计划、总结、团队活动情况记录、团队演出节目单等;
    (3)馆内活动室开展活动情况需要有每日每月参与人次记录、每场演出不论是本单位主办还是外单位租场地的演出简介、节目单。
    2、艺术档案材料与文化馆等级评估材料的不同点:
    (1)艺术档案综合类与活动类中一般不含有照片,照片单独整理成册,文化馆等级评估材料中可包含照片资料(复印或打印);
    (2)文化馆等级评估材料需要对每一项栏目有数据统计汇总表,这个艺术档案中不需要;
    (3)艺术档案材料与文化馆等级评估材料的分类方法不同。
    造成这些不同的主要原因是这两种材料分别要说明的问题不同,分别要达到的目的不同。艺术档案是要真实地记录下群众文化工作的活动过程,给后人以启发参考,而文化馆等级评估资料要说明该项栏目所达到标准的实际情况,使文化馆各项工作符合一定标准。因此,在认清这一区别后,再着手准备材料就能有的放矢、紧扣主题、符合要求。
    综上所述,群文艺术档案是开展群众文化艺术活动,验收文化工作成果,积累文化工作经验,推动文化事业发展的良师益友;评估等级工作是为促进文化馆事业的发展,规范文化馆的工作。因此,两者是相辅相成、相互依靠,密不可分的。

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