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 加强乡镇文化站艺术档案管理的对策

一、县级文化部门应把其摆到议事日程上来。
    如前所述,乡镇文化站艺术档案工作既然是群文工作不可缺少的一部分,那么,作为县级文化职能部门就应该将此项工作摆上议事日程。笔者以为,应从下述几方面来开展工作:
    ㈠加强培训指导。针对文化站档案管理人员变动频繁和档案工作专业性强这一情况,县级文化部门应加强培训工作,对管理员从分类、编目、保管、组卷等方面进行培训,然后再行上岗。在每年的档案归档整理时,应派出有关专业人员下乡进行指导。对艺术档案管理工作基础较差,管理人员水平又低下的乡镇,更应该化大力气,下大功夫加以帮助。从材料的归并分类,从具体案卷的整理装订到编目,应派员坐镇现场亲自动手示范,让乡镇管理人员目睹全程,熟悉每个环节,掌握注意事项,以保证档案质量。
    ㈡加强检查督促。除了加强培训指导外,笔者以为每年定期对艺术档案进行检查也是必不可少的一种手段。在检查时,应对分类、组卷、编目、保管等加以认真查看,然后将发现问题通报文化站,提出改正意见,督促其及时纠正。事后,要进行复查,检查存在问题是否整改,以保证问题得以圆满解决。
    ㈢加强交流研讨。乡镇文化站的艺术档案管理还是项新工作,就其所涉及的众多内容而言,(诸如材料分类、与文书档案的关系等)还有许多值得研究的地方,因此应不定期地组织有关人员进行经验交流,研讨工作中的实际问题,取长补短。必要时,可分片组织活动,把各自的艺术档案带至现场,让各参与者现场办公,指出问题,提出各自的意见。有关专家可给予当场点评,找出存在问题的通病,以形成共识,提高各自水平。
二、乡镇文站应把艺术档案工作摆到重要位置上来。
    我们知道,艺术档案工作实际上还是一个部门工作实绩的历史记载。在这方面,它具有其它工作无可替代的作用。所以,文化站领导本身一定要有档案意识,认识到此项工作绝非是可有可无、应付上面的事,一定要将其放到重要位置上来。
    ㈠要配备好一名工作责任心强、合格的兼职管理员,文化站要将兼职的艺术档案人员的工作纳入到年终的目标考核的内容中去,是好给予奖励,是差给予批评,有错给予处理。让艺术档案管理人员认识到自己所管的工作是和文化站文化活动工作、图书工作、体育工作、文化市场管理工作等一样重要的工作,从而促使艺术档案管理人员切实抓好工作。
    ㈡要加强全站人员的档案意识,要使大家认识到搞好档案工作,光靠一个档案管理员是不够的。资料的收集得有赖于各条线上的同志,决不能各自为政,互不相关。对于平时活动开展时形成的资料,一定要在每次活动结束后上交到档案管理人员手中,决不能私留;对于确因工作需要使用的,也要在归档后再办借调手续,保证艺术档案资料的完整、不流失。
    ㈢要从财力上为档案工作的开展创造条件。档案工作要上档次,跟上现代化的步伐,投入一定的财力是十分必要的,文化站应申请经费或从自己的文化经营收入中提取一定的费用为档案工作添置必需的设备、工具。对于音像等资料,在收集保管时要有较为高档的器材,文化站应制订出相应的规划,向乡镇政府提出申请,请政府部门在财力许可的情况下,把其纳入财政预算,逐年予以解决。对于已建卷的档案,文化站应在站内腾出条件较好的房舍,改建成专门或兼用的档案室,使艺术档案资料得到最妥善的保管。
三、档案管理员自身要重视档案管理工作。
    搞好档案工作,毫无疑问,管理人员是主体。档案管理是一项较繁琐的工作,因此,档案人员一定要具有吃苦耐劳、甘当无名英雄的思想。和剧团演出时的配角,电视剧拍摄过程中的灯光、场记、服装一样,虽是龙套角色,但幕后人物同样重要。只有这样,才能把工作做好。除此之外,还应把这一项工作放到自己心坎上来。这里,要解决好三个认识问题。首先,要认识到搞好艺术档案工作决不是可有可无的事,它的存在对于文化工作的开展、未来的发展有着重要的意义。其次,要认识到搞好艺术档案绝非是突击一下的事。由于它形成的渠道多,形成的手段丰富,载体具有多样性,管理中操作难度大,因而需经常深入活动现场,超前了解活动信息,进行耐心细致的调查研究,主动出击,到各个方面,各个条线收集资料。再次,要认识到搞好艺术档案决不能敷衍了事。它的重要性既然如上所述,那么,显而易见,管好它绝不是仅仅为应付检查,它的效益会影响到今后本地区的文化工作,会辐射到本地区的其它工作方面。艺术档案管理工作中做好了民族民间文化遗产资料的搜集整理抢救工作,就是为当地留下了一份文化的积淀,为后世传承了一份文化财富,为地方打造了一张对外交流的文化名片,为未来保存了一份难以再生的文脉,也为将来做了一件功德无量的好事。
    艺术档案管理工作是一项专业性很强的业务工作,这就需要档案管理人员具有扎实的业务功底。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击,以及出现的许多新型载体的档案,更需要档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节和步骤,而且还要掌握各门类档案、各种载档案的管理方法。所以档案管理人员要把终身教育作为一种必然选择,不断“充电”,认真钻研档案管理的业务知识,不断提高自己的业务水平。
    相信只要县级文化部门真正把这一工作放到议事日程上来,乡镇文化站干部真正把这一工作放到重要位置上来,档案管理人员自身重视档案工作并认真钻研业务知识,那么,乡镇文化站艺术档案管理水平一定会有较大的提高,艺术档案在文化工作中一定能发挥出更大的作用。
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