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 艺术档案工作之我见
闵行区群众艺术馆 李向红

    档案是人们用以记录、保存和供查阅的文秘载体,是人类社会各项实践活动的真实记录。不同的范畴和门类有着不同内容和要求。群众艺术馆的群文艺术档案是文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、社会文化等工作和活动中过程中形成、积累并按照一定的归档制度保存起来,具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录;是各单位评估、精神文明创建及艺术研究人员业务考核的依据;是所有文化艺术活动的真实历史记录,是最有力最有效的依据和凭证;是文化艺术研究的第一手资料,是文化艺术继承传统、创新发展的必要条件,是宝贵的文化信息资源。
    在从事群众文化艺术档案工作中,起初的我对档案工作的理解是肤浅的,十余年中,我在学习中理解,在理解中实践,在实践中探索,在探索中发展,在发展中不断完善,从中感悟到了艺术档案工作的重要性和必要性。下面就十多年来的亲身实践,谈几点对艺术档案工作的见解。
一、 领导重视、组织落实是抓好档案工作的根本保证。
    其一,领导者档案意识是影响单位档案工作的重要因素。作为一个单位的领导,必须了解什么是档案,熟悉档案的具体内容,了解档案工作的基本原则、基本制度、基本要求和工作职责,必须意识到档案工作对整体工作的重要性,必须把档案工作当作馆的一项中心任务来抓,必须认识到档案工作水平是彰显单位领导管理水平的标志,必须认识到树立档案意识是领导者基本素质的体现。在抓主要矛盾、抓重点工作的同时,不能忽视了档案工作,而应全面发展,二手抓二手都得硬。
    其二,领导重视是提升单位档案管理水平的重要因素之一。在实际工作中,领导要真正关心档案工作,亲近档案工作,重视档案管理人员素质的提高,加强对档案人员进行培训,使档案人员开拓视野,提高业务能力,为档案工作提供坚实的人力资源。
    其三,加强档案宣传工作,提高全馆群文工作者的档案意识。加强群文工作者的归档意识,我觉得尤为重要。在一般人看来,档案工作只是档案工作者的工作,与他们互不相干,其实不然,档案工作并不是靠个人行为就能独立完成的,而是一个整体,是每位群文工作者的份内事,档案工作人员只是一个管理者,而群文工作者则是档案材料的生产者。因此,领导应把它视为现代化管理的重要抓手,应始终把档案工作摆上议事日程。在平时的工作例会、业务会议中加强宣传,强调档案工作的重要性,并列入年度工作计划及群文工作者的岗位职责中,结合年终考评,加以落实。使档案工作扎根于每位群文工作者心中,并由软指标转为硬指标,使档案收集更趋完整性。
    其四,加大软件与硬件建设,从软件、硬件方面给档案管理工作提供便利条件。应配备专职干部收集、整理、管理日常档案。专门设置艺术档案工作岗位,配备熟悉业务、具有敬业精神的专职艺术档案工作人员,在各部室设置档案网络联系人,采取先分散后集中,档案管理人员督促、指导的原则,确保艺术档案的完整性。同时应保证档案工作所需的物力、财力,保证必要的经费。须配备足够的档案用房和档案柜架、装具等安全设施,并定期检查,实行集中统一管理。随着档案工作的升级应及时增添设备,以确保档案工作与时俱进,实现档案现代化管理,确保档案工作逐步走向正规化、规范化。
    反之,如果领导者档案意识淡薄,重视程度不够,那么档案工作就无从谈起。许多单位对档案工作是“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”,误认为档案工作不举足轻重,只要不出大事就心安理得了。在人们追求吹糠见米、立竿见影的今天,往往只注重结果,忽略产生结果的过程,所以档案的作用很难引起领导者的重视。我认为,一个单位的经济、人事相当于人的脑袋和心脏,固然很重要,但一个人体如果只有脑袋和心脏而没有别的组织和器官,也不成其为人。档案工作对于整个单位来说,尤如别的组织和器官,直接影响着整个单位的业务发展,缺一不可。
二、 加强与提高档案工作者的整体素质,是提升档案工作质量的一个重要前提。
    首先应树立正确的档案工作思想意识和观念。群文艺术档案工作是一项艰巨细致而且技术性很强的工作,必须时刻牢记自己的重任。档案工作者不仅要有敬业奉献精神、严肃认真的工作态度和主观能动性,还要有一定的艺术鉴赏力、敏锐的洞察力和档案管理能力。这样才能使群文档案工作规范化、系统化,成为延续群众文化的历史链条。切实做到面向基层,面向社会各行各业,收集整理各类艺术档案,做个有心人。如果档案工作者没有树立正确的档案思想意识和观念,缺少踏踏实实、一丝不苟的工作态度,就会使具有宝贵史料价值的群众艺术档案资料流失。
    第二,档案人员必须具有文化艺术档案及其管理的专业知识,在工作中心须熟悉本单位的工作程序,熟悉并参与业务工作的流程。文化艺术档案人员除了具备相应的专业知识和工作技能,还要能广泛联系文化艺术研究人员,及时了解本单位的文化艺术业务情况,便于主动及时的开展工作,并在实践和学习的过程中提高文化艺术修养和业务水平。对工作要有热情,不怕繁琐。经常参加业务学习和培训,学习其他单位文化艺术档案管理经验,取长补短,促进本单位文化艺术工作的开展。
    第三,注重对档案工作者现代化信息技术培训。随着社会的进步,时代的发展,科学技术成果的日新月异,无疑鞭策和促进档案工作必须向现代化信息全面推进。作为一个档案工作者,不仅要有丰富的档案专业知识,还必须掌握现代信息技术,熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行文件管理和档案管理。否则就要本无法介入电子文件的形成和保管,也不可能参与电子文件管理检查系统的规划、设计。因此,加强网络信息建设,开展现代信息培训,造就具有现代档案管理意识和管理技能的工作者,是推进群众艺术馆档案工作的关键。
三、群文艺术档案的特殊性。
    群众艺术馆艺术档案既不同于文书档案、科技档案,又不同于专业艺术剧院、剧团,他们有固定的一套艺档归类模式,群众文化则不然,组织、策划、辅导、培训、收集整理优秀民族民间文化等工作是群众艺术馆独有的工作性质,这决定了群文艺术档案的收集、整理、保管和利用都有自身的特点。
    其一,群文档案的形象性和多样性。群文档案源于基层、源于生活,反映了社会发展的进步及人们的生产、生活,其形式真实记录了群众文化的发展历史。这个特征也就决定了群文档案不仅有文字的,还有实物、照片以及真实记录各类活动经过的音像制品和其它载体。 
    其二,群文档案的成套性和群体性。每次活动都是集体智慧的结晶,大家共同组织,群众积极参与完成的,从策划活动到组织创意,从辅导、培训到演(展)出成功都是群体性的,因而各项活动形成的材料是成套的。在收集、建立群文档案时,必须考虑到群体的特性,遵循艺术规律,保证其完整统一。
    根据以上特点,从实际出发,有利于揭示并掌握艺术档案的规律,在整理中才能更好地保持人和事、物的历史联系,保证艺术活动的真实面貌,真正使艺术档案更好地为艺术事业发展服务。
四、艺术档案收集是整个艺档管理工作的基础。
    群众艺术馆是群众文化的龙头,它的工作范围有极大的社会性、群众性。凡是各类艺术表演形式,都存在于社会,存在于群众之中,群众艺术馆责无旁贷地承担着组织、辅导、培训的职能,并提供表演的舞台。随着社会的不断进步,人民群众物质生活的不断提高,丰富多彩的群众文化活动的开展,必将为群众艺术馆的档案提供多种类的原始材料。群文档案资料的形成渠道比较复杂,涵盖面较广,综合性较强,要做好收集工作就必须发挥档案工作人员的主观能动性,打破年终归档陈规,采取不同方法和途径,随时挖掘,搜集真实、完整、齐全的资料,使群文档案信息得到有效的开发利用。
    一是重大活动资源的收集。包括策划方案、实施过程,活动效果和总结等所有材料,业余文学艺术创作、展出、表演成果,年度作品评选,向市以上推荐和获奖作品的资料;乡镇文化活动及各系统、企业举办的群文活动的资料。这此档案资料的收集与积累必须行动早,随时收集,做到同步进行事毕卷成,完整规范。
    二是对不同门类的艺术培训资料收集。培训工作的资料收集在某种程度上还是有一定的归档模式,如通知、学员报名单、教学大纲、教学计划、考勤、小结等,在材料收集中,应做到准确详实,对每一个细节问题都必须做到准确无误,不能有半点疏漏,对培训的成果,如:考级证书、参赛的获奖证书等都必须完整保存。只有详尽、完整的培训材料,才具有回顾性的使用价值。
    三是文学艺术人才队伍资料的收集。这类档案系统地归纳在群艺馆中,专业技术干部、业余作者、重点骨干的个人文学艺术资料。包括各类创作、培训、调研、表演、作品、论文入选、发表、个人创作研究成果、获奖证书、资料及个人简况。在收集整理中,必须认真规划,专人专档,保管好,利用好,做到资源共享。做到想利用者之所想,急利用者之所急,热心为利用者服务。
五、完善管理制度是做好档案工作的基本保证。
    艺术档案工作由于工作要求高,涉及部门广,很多人员都是兼职,要想把档案工作完全管理起来,必须有制度作为保障,把各项工作具体化、程序化。为强化我馆的档案管理,根据文化部及上海市文化艺术档案馆颁发的艺术档案归档范围要求,结合我馆工作实际,制定相应的规章制度,如《艺术档案归档范围》、《艺术档案归档要求》、《档案管理人员岗位责任制度》、《档案借阅利用制度》、《档案保管制度》、《档案库房管理制度》等。制度的形成无疑为文件材料的收集、整理、立卷、归档提供依据。特别对艺术档案归档范围、艺术档案归档要求作了一个明确的规定和详尽的书面文字,针对不同艺术门类的业务干部制定不同的归档范围,形成文字并分发给每位群文工作者。使他们明确地认识到哪些属归档材料范畴,不使材料遗漏和重复出现,真正体现有标可依,有章可循。在制定《档案借阅制度》的同时,设立了档案借阅利用登记簿。几年来为单位的定级评估、为个人职评、为十二年的馆册出版、为各类审核等工作提供文字、图片等材料依据。特别在十二年馆册出版上,年度跨越之大,从1993年到2005年十三年来的活动、照片、大事记、文字等均一一从档案中查阅,调出,从而确保了馆册的顺利出版,大大提高了艺术档案的利用率。
    综上所述,由于群文档案涉及面广,内涵丰富,专业性强,利用率高,从社会发展前进的角度来看,健全群文档案刻不容缓。这就要求群文档案工作者要有与时俱进、开拓进取的精神。除具备较强的事业心和责任感外,还要具有较广泛的群文知识,熟悉群文活动特点,了解艺术创作规律,掌握艺术档案形成环节及收集、整理、分类、归档、保存、利用等工作原理,随时为群众活动和创作研究积累资料,提供利用。 
    档案是发展先进生产力的工具和载体,是认识和把握事物发展规律的钥匙。档案作为一种历史记录,它承载着人类文明的优秀成果,与人类文明的产生、发展相伴随,并随着社会文明程度的提高和对档案利用率的增长,越来越深入地渗透到社会活动的方方面面。重视档案价值,发挥档案工作的作用,对于促进经济发展,构建社会主义和谐社会具有十分重要的现实意义和历史意义。
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