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 浅谈文化馆艺术档案的管理和利用
虹口文化艺术馆 杨淘沙

    艺术档案工作是基层文化馆管理工作的一个组成部分,它包括艺术档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和编研工作等。而收集、整理等各个基础环节,又是为艺术档案的管理、利用工作提供便利和创造条件的。
    艺术档案的管理与利用工作,是艺术档案工作的重要环节,是揭示文化馆业务工作管理状况的一项重要指标。而艺术档案的利用工作,则是检验艺术档案管理工作质量的主要内容。
    因此,积极开展艺术档案工作,确立一切为艺术生产服务,努力提高艺术档案工作者的业务水平和实际操作能力,增强为发展文化事业服务的指导思想,才能把档案工作送上一个新台阶。下面我从管理和利用两方面,谈一点自己粗浅的看法:
    艺术档案管理工作是利用工作的基础。首先,要健全档案管理的各项制度,得到领导的大力支持,在此基础上加强对基层文化站的业务指导。建立健全艺术档案工作的管理制度,把收集和归档工作列入有关业务部门和相关人员的职责范围,文化艺术单位应建立、健全艺术档案工作的管理制度,把档案材料的移交列入业务人员的考核内容,档案人员要积极主动参与馆内的各项重大活动。掌握第一手资料,才能在以后的工作中,发挥艺术档案在这些活动中的宣传作用、材料收集和信息传递作用,实现对文化站艺术档案的业务指导。
艺术档案工作作为管理工作的一部分,领导的支持和帮助极为重要。基层文化馆领导工作繁忙,头绪多,任务重,档案管理工作在单位领导心目中的位置也不尽一致。如果将管理工作列入考核范围,对单位的管理工作也是极有帮助的。近年来领导对档案重视程度有了很大的提高。随着市场经济的不断发展,文化艺术事业也在不断的发展与繁荣,艺术档案的管理工作只有摆正服务与被服务之间的关系,才能不断提高。在此基础上。艺术档案管理应充分运用先进技术手段,积极开发艺术档案信息资源,配备足够的档案用房和档案柜架、装具,备有防火、防盗、防渍、防有害生物等安全设施,并定期检查档案的保管状况,做好各项安全措施。
    基层文化馆大都存在设施的陈旧简陋的难题,艺术档案作为一项服务性的工作也面临挑战。新时期对档案工作有了更高的要求,面对困难,只有正确的定位才能适应新时期的步伐。随着领导对档案认识的提高,从大处着眼,小处着手,主动出击,才能提高档案的管理水平。档案的管理水平也反映单位的基础管理工作水平的高低。艺术档案工作是一项系统性工作。只有科学管理才能推进其他管理工作的有序发展。
    艺术档案管理的最终目的是提供利用。只有丰富艺术档案的室藏,为艺术生产提供有效服务,才能取之于民用之于民。由于受到人们对艺术档案工作的认识水平的限制,艺术档案的作用也是通过人们的日常生产活动中反复利用而发挥出来的,如果有档案不利用,档案的作用就埋没了。因此,档案的管理作用的发挥,取决于人们的利用程度。
    由于艺术档案的内容比较丰富的,它是各单位和个人广泛应用的资料。艺术档案自形成之日起,就发挥了其特定的作用。作用的范围逐渐扩大,而且时间越长,范围越广。时间与范围成正比。
    艺术档案是单位的所从事的某项艺术生产工作中产生的,所以他首先对形成者发挥作用。不仅有现实作用,也有长远作用,不仅对一个单位有用,而且对国家、社会都有用。因此,艺术档案的作用,是通过人们在日常生产、生活中反复利用而发挥出来的。如果有档案而不去利用,档案的作用就埋没了。
    艺术档案的发挥作用程度,取决于人们利用的程度。人们的利用又取决于人们对艺术档案工作的认识和重视程度。凡是对艺术档案的作用有足够的认识,对艺术档案工作给予重视,艺术档案的作用发挥得就越好,就越能增强该地区或单位领导和同志们的档案意识。否则相反。他们相互影响,相互制约。加强艺术档案的宣传工作,增强艺术档案工作的透明度,从而提高人们对艺术档案工作的认识水平。
    因受到艺术档案管理水平的限制,档案发挥作用需要基础条件,要把档案收集齐全,整理妥,保管好才能随时查找利用。这就必须进行科学的管理,才能使用方便,使得档案的作用及时发挥出来。如果管理水平落后,档案杂乱无章,花费很多时间还找不到,就影响了档案作用的发挥。所以,只有提高档案的管理水平,才能使档案的作用充分发挥出来。
    艺术档案的管理工作,是为利用服务的,是一项基础工作,是既矛盾又统一的有机整体。艺术档案管理工作为利用工作提供物质基础,创造工作条件。利用工作直接体现了艺术档案工作的目的和方向。既反映了基础管理工作的成果,又向基础管理工作提出了要求,促使基础管理工作更进一步。没有利用工作,基础管理工作便失去了存在的意义和工作目标。因此,基础管理工作是在利用的过程中不断地发展、完善的。积极开展利用工作,通过利用促使基础工作不断提高。
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